Moneskon tietosuojaseloste

Voimassa 1.6.2026 alkaen.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Monesko käsittelee henkilötietoja ilmoittautumis-, maksu-, ajanotto-, tulospalvelu- ja tapahtumapalveluiden yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Monesko on Trail Monkeys Oy:n aputoiminimi. Henkilötietojen käsittelystä vastaa Trail Monkeys Oy siltä osin kuin Monesko toimii rekisterinpitäjänä.

Monesko
Trail Monkeys Oy
Y-tunnus 2876069-3
Kenttätie 20 B22
90130 Oulu
Sähköposti: aika@monesko.fi
Verkkosivu: https://monesko.fi/

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä: aika@monesko.fi

2. Moneskon rooli henkilötietojen käsittelyssä

Monesko käsittelee henkilötietoja eri rooleissa tilanteesta riippuen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tapahtumajärjestäjä vastaa monista tapahtuman osallistujatietoihin liittyvistä päätöksistä, ja Monesko käsittelee tietoja palvelun toteuttamiseksi.

Kun Monesko hoitaa tapahtuman ilmoittautumisen, pääasiallisena ilmoittautumis-, ajanotto- ja tulospalvelujärjestelmänä käytetään Race Result -järjestelmää.

Monesko voi toimia tapahtumajärjestäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä, kun se käsittelee osallistujatietoja tapahtuman ilmoittautumisen, ajanoton, tulospalvelun tai muun tapahtuman toteuttamisen yhteydessä.

Monesko toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun se käsittelee henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa, kuten asiakaspalveluun, palvelun ylläpitoon, maksujen käsittelyyn, laskutukseen, kirjanpitoon, väärinkäytösten ehkäisyyn, sopimusvelvoitteiden hoitamiseen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Tapahtumajärjestäjä voi toimia itsenäisenä rekisterinpitäjänä oman tapahtumansa osallistujatietojen osalta. Tapahtumajärjestäjän omasta henkilötietojen käsittelystä voidaan kertoa tapahtumajärjestäjän omassa tietosuojaselosteessa tai tapahtumakohtaisissa ohjeissa.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tiedot vaihtelevat tapahtuman ja käytettävien palveluiden mukaan. Monesko voi käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
• syntymäaika, ikä tai ikäryhmä
• sukupuoli tai sarjatieto, jos tapahtuma käyttää niitä sarjojen tai tulosten määrittelyssä
• seura, joukkue, yritys tai muu osallistujan ilmoittama taustatieto
• osallistumismatka, sarja, lähtöryhmä tai muu tapahtumakohtainen valinta
• maksutapa, maksun tila ja maksutapahtumaan liittyvät tunnisteet
• liikuntaedulla tai muulla henkilökuntaedulla maksamiseen liittyvät maksutiedot
• ilmoittautumisen muutoksiin, siirtoihin, peruutuksiin tai palautuksiin liittyvät tiedot
• ajanotto- ja tulostiedot, kuten lähtöaika, väliajat, kierrosajat, maaliaika, sijoitus ja keskeytysmerkinnät
• osallistujaviestintään ja asiakaspalveluun liittyvät viestit
• mahdolliset erityistiedot, jotka osallistuja itse antaa tapahtuman toteuttamista varten, kuten allergia- tai ruokavaliotieto, ICE-yhteyshenkilö, paidan koko, lisenssitieto, huoltajan tiedot alaikäisen osallistujan osalta tai muu tapahtumakohtainen lisätieto
• tekniset tiedot palvelun käytöstä, kuten lokitiedot, IP-osoite, selaintiedot, laitetiedot ja evästetiedot

Monesko ei pyydä osallistujia lähettämään lääkärintodistuksia tai muita tarpeettomia terveystietoja. Jos tapahtuman toteuttaminen edellyttää esimerkiksi allergia-, ruokavalio-, saavutettavuus- tai turvallisuustietoja, niitä käsitellään vain kyseisen tapahtuman järjestämisen edellyttämässä laajuudessa.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• ilmoittautumisen vastaanottamiseen ja hallintaan
• maksun vastaanottamiseen, maksutapahtuman todentamiseen ja mahdollisiin palautuksiin
• osallistujaviestintään ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen, kun Monesko hoitaa viestintää tapahtumajärjestäjän puolesta
• osallistujalistojen, lähtölistojen, ajanoton ja tulospalvelun toteuttamiseen
• tapahtuman turvallisuuden, järjestelyiden ja osallistujapalvelun toteuttamiseen
• asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin vastaamiseen
• ilmoittautumisen muutosten, siirtojen, peruutusten ja palautusten käsittelyyn
• palvelun tekniseen ylläpitoon, kehittämiseen ja tietoturvan varmistamiseen
• väärinkäytösten, virheiden ja maksuhäiriöiden ehkäisemiseen ja selvittämiseen
• kirjanpitoon, raportointiin ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

5. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla:

Sopimus ja sopimuksen valmistelu
Käsittely on tarpeen ilmoittautumisen, maksamisen, osallistujapalvelun ja tapahtumaan liittyvien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite
Tietoja käsitellään esimerkiksi kirjanpitoon, maksuihin ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen.

Oikeutettu etu
Tietoja voidaan käsitellä palvelun ylläpitoon, tietoturvaan, väärinkäytösten ehkäisyyn, asiakaspalveluun ja palvelun kehittämiseen liittyvissä tarkoituksissa.

Suostumus
Jos käsittely perustuu suostumukseen, osallistuja voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

6. Kenelle henkilötietoja luovutetaan tai siirretään?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun, tapahtuman tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää esimerkiksi seuraaville tahoille:

• tapahtumajärjestäjälle ja tapahtuman toteuttamiseen osallistuville tahoille
• ajanotto-, ilmoittautumis- ja tulospalvelujärjestelmille, kuten Race Resultille
• maksupalveluntarjoajille, kuten Paytrailille ja Stripelle, sekä pankeille, korttiyhtiöille ja liikuntaetupalveluiden tarjoajille, kuten Epassille, Smartumille ja Edenredille
• sähköposti-, viestintä- ja asiakaspalvelujärjestelmille
• verkkosivujen, ilmoittautumisjärjestelmän ja muiden teknisten palveluiden ylläpitäjille
• kirjanpitäjälle, tilintarkastajalle tai muille lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen osallistuville tahoille
• viranomaisille, jos laki tai viranomaisen päätös sitä edellyttää

Tapahtumajärjestäjällä voi olla pääsy oman tapahtumansa osallistuja-, ilmoittautumis- ja tulostietoihin käytössä olevan järjestelmän kautta.

Julkisissa lähtö- ja tuloslistoissa voidaan julkaista esimerkiksi osallistujan nimi, seura tai joukkue, sarja, lähtöaika, väliajat, kierrosajat, maaliaika, sijoitus, keskeytysmerkinnät ja muu tapahtuman tulospalveluun kuuluva tieto.

Tapahtumissa voidaan kuvata tapahtumajärjestäjän toimesta. Tapahtumakuvaukseen ja kuvien käyttöön sovelletaan ensisijaisesti tapahtumajärjestäjän omia ehtoja ja ohjeita.

7. Tietojen käsittely palveluntarjoajilla ja järjestelmissä

Monesko käyttää palvelun tuottamisessa ulkopuolisia järjestelmiä ja palveluntarjoajia. Näitä voivat olla esimerkiksi ilmoittautumis-, ajanotto-, tulospalvelu-, maksunvälitys-, liikuntaetu-, sähköposti-, verkkosivu-, analytiikka- ja asiakaspalvelujärjestelmät.

Kun Monesko hoitaa osallistujaviestintää, viestintä lähetetään yleensä Moneskon nimissä Race Result -järjestelmän kautta. Moneskolla ei tällä hetkellä ole erillistä uutiskirjettä.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Moneskon tai tapahtumajärjestäjän lukuun sovittujen tarkoitusten mukaisesti.

Tietoja voidaan käsitellä myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, jos käytetty palveluntarjoaja toimii tai käyttää alihankkijoita näillä alueilla. Tällöin tietojen siirrossa käytetään tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojakeinoja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muuta soveltuvaa siirtoperustetta.

8. Evästeet, analytiikka ja verkkosivujen käyttö

Moneskon verkkosivut voivat käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivujen toiminnan, käytön mittaamisen, analytiikan, markkinoinnin mittaamisen ja palvelun kehittämisen toteuttamiseksi.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston ja palvelun toiminnalle. Monesko voi käyttää esimerkiksi Google Analyticsia sekä Meta Pixelin kaltaisia markkinoinnin mittaustyökaluja, jos ne ovat sivustolla käytössä. Muita kuin välttämättömiä evästeitä, kuten analytiikka- tai markkinointievästeitä, käytetään vain soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista tai sivustolla käytössä olevan evästehallinnan kautta, jos sellainen on käytössä. Monesko päivittää evästekäytäntöjä ja evästehallintaa käytössä olevien analytiikka- ja markkinointityökalujen mukaisesti.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

Säilytysaikoihin vaikuttavat esimerkiksi tapahtuman toteutus, asiakaspalvelutarve, maksujen käsittely, mahdolliset reklamaatiot, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet.

Ilmoittautumis- ja tapahtumatietoja voidaan säilyttää tapahtuman toteuttamisen, asiakaspalvelun, raportoinnin ja mahdollisten jälkiselvitysten edellyttämän ajan.

Kirjanpitoon ja maksuihin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Julkisia tulostietoja voidaan säilyttää pitkäaikaisesti osana tapahtuman tuloshistoriaa, ellei poistamiselle ole erityistä perustetta.

10. Miten tietoja suojataan?

Monesko huolehtii henkilötietojen suojaamisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin.

Tietoja käsitellään vain niiden henkilöiden ja palveluntarjoajien toimesta, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja.

Tietojen suojaamisessa voidaan käyttää esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, salasanasuojausta, lokitietoja, varmuuskopiointia, salattuja yhteyksiä ja palveluntarjoajien tietoturvakäytäntöjä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Osallistujalla ja muulla rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa.

Rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos sovellettavat edellytykset täyttyvät
• peruuttaa antamansa suostumus

Pyyntöjä voidaan käsitellä Moneskon tai tapahtumajärjestäjän roolista riippuen. Jos pyyntö koskee tapahtumajärjestäjän rekisterinpitäjänä hallinnoimia tietoja, Monesko voi ohjata pyynnön tapahtumajärjestäjälle tai käsitellä sen järjestäjän ohjeiden mukaisesti.

Tietopyynnöt voi lähettää osoitteeseen aika@monesko.fi.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Monesko voi päivittää tätä tietosuojaselostetta palveluiden, järjestelmien, toimintatapojen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://monesko.fi/tietosuojaseloste/.